La gestión documental se ha convertido en uno de los pilares fundamentales de todas las empresas. En la actualidad, dentro de nuestra actividad diaria, es muy importante tener este sistema de gestión documental bien integrado.

Cuando nos referimos a gestión documental tenemos que hacer mención a la definición que nos proporciona la Norma ISO 15489-1: “La gestión documental consiste en controlar de un modo eficiente y sistemático la creación, la recepción, el mantenimiento, la utilización y la disposición de los documentos”.

Para la actividad que desarrollamos, nos encontramos que los ‘documentos’ son un activo fundamental y en el que se sustenta la mayor parte de nuestro trabajo. En Racmo, nuestro departamento de Back Office y Documentación, desarrolla un amplio cometido con todas labores necesarias (revisión, análisis, etc.), durante todo el circuito de la interposición de las demandas o presentación de escritos, individualizando y teniendo en cuenta las necesidades propias de cada cliente. Incluimos dentro de nuestro campo de actividad, el tratamiento de los datos, pasando por todas aquellas gestiones y labores administrativas necesarias y fundamentales tanto en la gestión de grandes carteras como en el caso de clientes con necesidades más concretas. Una de estas labores se realiza a través de la digitalización de todos los documentos. Entre otras cosas, transformamos el ‘papel’ en documentación de formato digital favoreciendo el almacenaje, la distribución y el control de toda la información que manejamos.

gestión documental

Además contamos con un equipo especializado de técnicos (Techinical documentalist) con un elevado Know How jurídico que nos permite ofrecer un servicio de soporte a nuestros clientes altamente especializado.  También hay que destacar que dentro de este departamento hay una división con dedicación exclusiva al departamento de letrados. Este equipo entre otras cosas, se dedica a dar un soporte adicional en la preparación de la documentación para la interposición de demandas, presentación de escritos, en el envío de requerimientos y en la obtención de informes de solvencia.

Dentro de las funciones principales que realizan destacamos, a modo de resumen las siguientes:

 

  • Identificación del documento o notificación
  • Clasificación dentro de su procedimiento
  • Traslado a su responsable para la tramitación

 

Nuestro departamento de Back Office simplifica, refuerza y agiliza el tratamiento de la documentación recibida tanto de los juzgados como de nuestros clientes.

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